Se organizar a sua secretária, o seu trabalho ganha com isso. Poupe tempo e aumente a produtividade ao manter uma secretária organizada.
Aposte na simplicidade
Em vez de manter uma autêntica selva em cima da mesa e perder-se à procura de algo, procure ter ao pé de si apenas o essencial. Entre o material básico para um bom trabalho está o computador, o telefone, um bloco de notas ou agenda, uma caneta e uma garrafa de água.
Guarde auxiliares
Coloque material auxiliar numa gaveta e recorra a esta sempre que necessário. Isso inclui post-it, micas, agrafador, furador, canetas, lápis, borracha, afiador, separadores, marcadores, clips, etc. Depois da utilização volte a guardar todo o material no mesmo sítio.
Separe documentos
Fazer triagem não é só com o lixo. Separe os documentos mais importantes e urgentes dos secundários e menos importantes. Coloque-os em diferentes pastas, micas ou gavetas.
Se necessário compre tabuleiros próprios para separar os documentos, ou um carrinho para colocar debaixo da secretária, como meio de armazenamento e de suporte.
Mantenha a organização
Agora com uma secretária mais harmoniosa, pode começar a organizar melhor o trabalho. Utilize post-it para ajudar à memorização de tarefas. Cole-os no monitor por exemplo, e retire-os quando já não forem necessários. Em alternativa escreva na agenda e verifique-a com regularidade.
Dê um toque pessoal
Para se manter motivado, coloque um objeto pessoal na mesa, desde um livro inspirador a uma fotografia familiar. Isso o ajudará a manter também a secretária mais limpa e organizada. Se colocar um pequeno vaso na secretária estará até a combater o stress.
